Sebagai
makhluk sosial, setiap manusia senantiasa berinteraksi dengan manusia lainnya,
bahkan cenderung hidup berkelompok atau berorganisasi untuk mencapai tujuan
bersama yang tidak mungkin dicapai bila ia sendiri. Interaksi dan kerja sama
ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut
dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan
kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan
ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh
masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan
organisasi/kelompok.
Pengertian Komunikasi
sendiri berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris
yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan
makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi
kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan
lainnya. Komunikasi dalam organisasi memiliki peranan penting.
Sebagai
komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau administrator harus
memilih salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan
dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai komunikator, seorang
manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya kepada peranannya yang sedang
dilakukannya.
Korelasi
antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang
terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi
itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung
dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang
dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan
sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk
bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu
organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup
organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi
dilancarkan.
Sendjaja (1994) menyatakan
fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
Ø Fungsi
informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan
informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi
yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu
juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin
cuti, dan sebagainya.
Ø Fungsi
regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif,
yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen,
yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya
perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Ø Fungsi
persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Ø Fungsi
integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
Berkomunikasi
pun memerlukan proses-proses. Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi,
yaitu proses komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal.
a. Komunikasi
Internal
Merupakan pertukaran gagasan di
antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur
lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di
dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).
Adapun
Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu :
· Downward
communication
Yaitu komunikasi yang
berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan
pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
- Pemberian
atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
- Penjelasan
dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job
retionnale)
- Penyampaian
informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
- Pemberian
motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
· Upward
communication
Yaitu komunikasi yang terjadi
ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus
komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
- Penyampaian
informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
- Penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
- Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan
- Penyampaian
keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya
Komunikasi ke atas menjadi
terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer
organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.
Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat
sulit:
- Kecenderungan
bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
- Perasaan
bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
- Kurangnya
penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
- Perasaan
bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan
pegawai
· Horizontal
communication
Yaitu komunikasi yang
berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang
setara.
Fungsi arus komunikasi
horisontal ini adalah:
- Memperbaiki
koordinasi tugas
- Upaya
pemecahan masalah
- Saling
berbagi informasi
- Upaya
pemecahan konflik
- Membina
hubungan melalui kegiatan bersama
· Interline
communication
Yaitu tindak komunikasi untuk
berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya
paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab
mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi
lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu
berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi
untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
b. Komunikasi
Eksternal
Adalah komunikasi antara
pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi.
Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu :
- Komunikasi
dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah
Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato,
Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
- Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
o
Deddy, Makalah Peran Komunikasi Dalam
Organisasi, http://surantasainstechno.blogspot.com/2012/04/makalah-peran-komunikasi-dalam.html , 29 Maret 2013
o
Adi, Teori Komunikasi Organisasi, http://adiprakosa.blogspot.com/2007/12/teori-komunikasi-organisasi.html,
4 desember 2007
o
Hr.Centro, Peranan Komunikasi dalam Organisasi,
http://www.hrcentro.com/artikel/Peranan_Komunikasi_dalam_Organisasi__130207.html,
7 Februari 2012
